Dokumenty
Polityka prywatności
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Dawid Falkowski, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą „Usługi Doradcze Dawid Falkowski", NIP 5842634392, ul. Kołobrzeska 67 G 10, 80-396 Gdańsk (dalej: „my"). Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@szkoleniebhp.online. Inspektora Ochrony Danych nie wyznaczono.
2. Zakup szkoleń – dane pracodawcy (nabywcy)
Zamówienie składasz w formularzu zakupu albo telefonicznie (wtedy dane wpisujemy do naszego systemu w trakcie rozmowy, a tę politykę dostajesz w e-mailu z potwierdzeniem). Przetwarzamy dane potrzebne do realizacji umowy i wystawienia faktury: nazwę nabywcy, NIP, adres, e-mail oraz numer telefonu komórkowego. Na adres e-mail wysyłamy potwierdzenie zamówienia i wizualizację faktury. Numer służy do kontaktu w sprawie zamówienia, a przy wersji elektronicznej zaświadczeń wysyłamy na niego kod SMS do panelu pobierania. Na platformie internetowej z numeru zostają tylko dwie ostatnie cyfry (do zdania „wyślemy kod na numer kończący się na…"); pełny numer jest w naszej lokalnej bazie. Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), lit. c (obowiązki podatkowo-księgowe) oraz lit. f (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń).
Zapisujemy też oświadczenia złożone przy zakupie: zgodę na natychmiastowe rozpoczęcie szkolenia (jej treść powtarzamy w e-mailu z potwierdzeniem, bo przepisy o prawach konsumenta każą ją udokumentować) oraz Twoją decyzję w sprawie przypomnienia opisanego w punkcie 2.2.
W trakcie realizacji zamówienia wysyłamy na adres e-mail z zamówienia wiadomości o jego przebiegu: w poniedziałki podsumowanie, kto ukończył szkolenie w minionym tygodniu, oraz wiadomość, gdy wszyscy ukończą szkolenie albo minie termin (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2.1 Autouzupełnianie danych firmy po NIP (GUS i Biała lista MF)
Po wpisaniu numeru NIP formularz może pobrać nazwę i adres firmy z publicznych rejestrów: GUS/REGON oraz Białej listy podatników VAT Ministerstwa Finansów, po to, by poprawnie wystawić fakturę i zweryfikować kontrahenta. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych są to dane osobowe (nazwa firmy zawiera imię i nazwisko, a adres bywa adresem domowym); mimo że pochodzą z publicznych źródeł, chronimy je tak samo jak pozostałe dane. Podstawy: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (dane nabywcy na fakturze), lit. f (uzasadniony interes – weryfikacja kontrahenta w rejestrze publicznym), a gdy pobierasz własne dane – także lit. b. Pobrane dane widzisz w formularzu przed złożeniem zamówienia i możesz je poprawić. GUS i MF są odrębnymi, publicznymi źródłami danych i nie przetwarzają danych w naszym imieniu.
2.2 Przypomnienie o kolejnym szkoleniu (tylko za zgodą)
Jeżeli przy zakupie zaznaczysz opcję „Przypomnienie o kolejnym szkoleniu” (a przy zamówieniu telefonicznym potwierdzisz ją w rozmowie), około 30 dni przed końcem ważności szkoleń wyślemy na adres e-mail z zamówienia jedną wiadomość. Zawiera ona imiona i nazwiska osób, którym kończy się ważność szkolenia, daty ważności, nazwę Twojej firmy oraz link do formularza zakupu z gotową liczbą szkoleń okresowych. Osoby, którym ważność kończy się w zbliżonym czasie, dostajesz w jednej wiadomości, także gdy pochodzą z różnych zamówień.
Jest to informacja handlowa (marketing bezpośredni) wysyłana na podstawie Twojej zgody: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda jest dobrowolna, dotyczy zamówienia, przy którym ją zaznaczasz, i nie wpływa na realizację szkolenia; nowe zamówienie z zaznaczoną opcją to nowa zgoda. Jej treść i Twoją decyzję (zgoda albo brak zgody) powtarzamy w e-mailu z potwierdzeniem zamówienia – tak dokumentujemy, że zgoda była. Przypomnienie przygotowuje nasz lokalny system z danych przekazanych z platformy po zakończeniu szkolenia (punkt 3); adres e-mail, imiona i nazwiska oraz daty ważności to te same dane, które przechowujemy jako dokumentację szkolenia, a do przypomnienia używamy ich tylko do chwili jego wysłania albo wycofania zgody.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili: odpowiedz na przypomnienie albo napisz na kontakt@szkoleniebhp.online. Wycofanie odnotowujemy w naszym systemie i obejmuje ono wszystkie Twoje zamówienia; nie wpływa na zgodność z prawem wysyłki sprzed wycofania. Bez zgody przypomnień nie wysyłamy.
2.3 Czy musisz podać dane
Dane do faktury wynikają z przepisów podatkowych, a adres e-mail i numer telefonu są niezbędne do obsługi zamówienia i wydania zaświadczeń. Bez nich nie zrealizujemy zamówienia. Zgoda na przypomnienie jest dobrowolna i nie wpływa na zakup.
3. Uczestnicy szkoleń (pracownicy)
Adres e-mail uczestnika otrzymujemy od jego pracodawcy (nabywcy szkolenia), wraz z opcjonalnym imieniem i nazwiskiem, żeby wysłać zaproszenie z linkiem i indywidualnym kodem dostępu. Pozostałe dane (imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, stanowisko, wymiar etatu) uczestnik podaje sam po zaliczeniu testu. Są one niezbędne do wystawienia dokumentu ukończenia szkolenia (zaświadczenia albo karty szkolenia wstępnego), który przekazujemy pracodawcy; bez nich dokument nie może powstać. Podstawy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – realizacja szkolenia zamówionego przez pracodawcę, który wykonuje własny obowiązek z zakresu BHP) oraz lit. c (dokumentacja szkolenia wymagana przepisami o szkoleniu w dziedzinie BHP).
W okresie ważności kodu (30 dni) możemy przypomnieć uczestnikowi e-mailem o nieukończonym szkoleniu: po 2, 7 i 14 dniach oraz przed końcem terminu. Przypomnienie zawiera ten sam kod dostępu i jest elementem realizacji szkolenia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); po ukończeniu szkolenia albo upływie terminu przypomnienia ustają.
Jeżeli Twój pracodawca zgodził się na przypomnienie o kolejnym szkoleniu (punkt 2.2), około 30 dni przed końcem ważności Twojego szkolenia wyślemy mu Twoje imię i nazwisko oraz datę ważności. Robimy to w uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): pracodawca odpowiada za terminowe szkolenia okresowe, a bez nazwisk nie wie, kogo skierować na kolejne. Możesz wnieść sprzeciw (punkt 10).
Rejestrujemy daty wejść na szkolenie (dziennik logowań kodem – dla bezpieczeństwa i pomocy przy problemach z wejściem; bez adresu IP i bez danych o urządzeniu) oraz przebieg testu: każde podejście z wynikiem i zaznaczonymi odpowiedziami. Przebieg testu należy do dokumentacji szkolenia. Dane na platformie internetowej przechowujemy możliwie krótko: po zakończeniu szkolenia (albo upływie terminu) wynik, dane do dokumentu i oba zapisy trafiają do naszej lokalnej bazy, odciętej od internetu, a z platformy są usuwane. Dane osobowe przechowywane na platformie są szyfrowane.
Jeśli zamówienie złożone w formularzu zakupu nie zostanie opłacone, po 30 dniach od jego złożenia usuwamy z platformy internetowej dane uczestników (adres e-mail, imię i nazwisko) oraz dane pracodawcy z tego zamówienia.
Podczas szkolenia zapisujemy też chwilę ostatniej aktywności uczestnika i etap, na którym jest (tematy, test albo formularz danych), żeby widzieć, czy szkolenie trwa, i pomóc, gdy pojawi się problem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). To jeden wpis, nadpisywany co minutę, gdy strona szkolenia jest otwarta i używana; bez adresu IP i bez danych o urządzeniu. Nie przenosimy go do lokalnej bazy: znika z platformy razem z pozostałymi danymi szkolenia.
4. Panel pobierania zaświadczeń
Gotowe dokumenty w wersji elektronicznej wykładamy pracodawcy na platformie w zaszyfrowanej paczce, którą otwiera kod przesłany SMS-em na żądanie pracodawcy. Platforma nie zna tego kodu, więc nie potrafi paczki otworzyć ani odczytać z niej danych osób. Paczka jest usuwana z platformy po wygaśnięciu panelu, nie później niż 60 dni od wystawienia. W panelu zapisujemy liczbę błędnych kodów i próśb o SMS (ochrona przed zgadywaniem kodu i przed wysyłką SMS-ów na cudzy koszt); przy prośbie o SMS działa dodatkowo weryfikacja Cloudflare Turnstile, która odróżnia człowieka od bota na podstawie danych technicznych połączenia i przeglądarki (m.in. adresu IP) bez cookies śledzących. Podstawy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wydanie zaświadczeń pracodawcy) i lit. f (bezpieczeństwo usługi). Jeśli nikt nie pobierze zaświadczeń, przypominamy o tym e-mailem na adres z zamówienia po 2, 7, 14, 21… dniach od wysłania adresu panelu (w dni robocze), aż do wygaśnięcia panelu; pierwsze pobranie kończy przypomnienia. To element wydania zaświadczeń (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
5. Pliki cookies, dane techniczne i pomiar reklam
Cookies niezbędne (bez zgody): ciasteczko sesji szkolenia kod_sesji (utrzymuje zalogowanie kodem na stronach szkolenia; wygasa po zamknięciu przeglądarki) oraz techniczne ciasteczko odbior-pobrano w panelu pobierania (potwierdza, że pobieranie ruszyło; żyje 2 minuty). Takie cookies nie wymagają zgody i nie służą do śledzenia. W pamięci Twojej przeglądarki (localStorage, nie w cookies) zapisujemy też Twoje ustawienia wyglądu i ułatwień dostępu oraz decyzję z banera cookies; te zapisy nie opuszczają urządzenia.
Cookies reklamowe i statystyczne (wyłącznie za zgodą): na stronach oferty i zakupu możemy – tylko jeśli zgodzisz się w banerze – używać cookies Google do trzech celów: pomiaru skuteczności naszych reklam (pliki z rodziny _gcl_*, m.in. _gcl_au i _gcl_aw; przechowywane do 90 dni), statystyk odwiedzin Google Analytics 4 (pliki _ga i _ga_*; przechowywane do 2 lat) oraz remarketingu, czyli pokazywania naszych reklam osobom, które odwiedziły tę stronę; przy remarketingu Google zapisuje też własne cookies na swoich domenach (np. doubleclick.net). Wszystkie zakłada tag Google. Do czasu Twojej decyzji sygnały zgody mają wartość „odmowa" (Google Consent Mode v2), a skrypt Google w ogóle nie jest ładowany; odmowa oznacza więc zero cookies reklamowych i statystycznych. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać przez „Ustawienia cookies" w stopce; o zgodę zapytamy ponownie po 12 miesiącach, a także po każdej zmianie treści komunikatu. Strony samego szkolenia i panelu pobierania (dostęp po kodzie) nie zawierają banera ani żadnych cookies marketingowych, a przejście na nie z oferty ładuje stronę od nowa, bez tagu Google.
Rejestr decyzji z banera: samą decyzję (zgoda albo odmowa, data, wersja komunikatu) zapisujemy po naszej stronie pod losowym identyfikatorem urządzenia, bez adresu IP i bez danych pozwalających nam Cię rozpoznać; tak dokumentujemy udzielenie i wycofanie zgody. Zapis przechowujemy przez okres ważności decyzji (12 miesięcy) i następnie przez okres przedawnienia roszczeń.
Konwersje rozszerzone (wyłącznie za zgodą): po opłaceniu zamówienia przekazujemy Google adres e-mail podany przy zakupie w postaci skrótu kryptograficznego (SHA-256), czyli zapisu, z którego nie da się odczytać adresu. Google porównuje ten skrót ze skrótami adresów swoich zalogowanych użytkowników, żeby dokładniej przypisać zakup do kliknięcia w reklamę. Adres w czytelnej postaci nie jest przekazywany.
Adres IP i dane połączenia: adres IP wykorzystujemy do ograniczania liczby prób (wpisywanie kodów dostępu, prośby o SMS, pobieranie danych po NIP) jako zabezpieczenie przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Liczniki żyją krótko w pamięci serwera; adresu IP nie zapisujemy w bazie danych. Ruch do platformy przechodzi przez bramę Cloudflare, która w celu ochrony przed atakami przetwarza adres IP i dane techniczne połączenia według własnych zasad bezpieczeństwa, jako nasz podmiot przetwarzający.
6. Opinie Google na stronie
Na stronie głównej pokazujemy ocenę i do pięciu najnowszych opinii o naszych usługach z publicznego profilu Google (imię lub nazwa autora, ocena, treść, data) wraz z linkiem do źródła. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – prezentacja publicznie dostępnych opinii, zgodnie z warunkami Google). Kopię odświeżamy co najwyżej co 30 dni; opinia usunięta lub zmieniona u Google znika z naszej strony lub zmienia się przy kolejnym odświeżeniu.
7. Komu powierzamy dane (odbiorcy)
Dane przetwarzają w naszym imieniu zaufani dostawcy:
- Cloudflare – brama internetowa, CDN i ochrona serwisu (ruch, w tym dane z formularzy, w tranzycie) oraz Turnstile w panelu pobierania;
- Stripe – płatności online; dane karty podajesz bezpośrednio Stripe, my ich nie widzimy i nie przechowujemy;
- Zoho (ZeptoMail) – wysyłka e-maili transakcyjnych (zaproszenia z kodem, potwierdzenia, przypomnienia, link do panelu pobierania);
- SMSAPI – wysyłka SMS-a z kodem do panelu pobierania na numer telefonu podany w zamówieniu;
- SaldeoSmart – wystawianie faktur i wysyłka e-maila z wizualizacją faktury na adres z zamówienia (dane nabywcy z faktury); z tych samych danych korzysta obsługująca nas księgowość;
- Google – pomiar konwersji i remarketing Google Ads oraz statystyki Google Analytics 4 (wszystko wyłącznie za zgodą); przy konwersjach rozszerzonych otrzymuje skrót (SHA-256) adresu e-mail podanego przy zakupie.
Faktury wystawiamy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), prowadzonym przez Ministerstwo Finansów; dane nabywcy z faktury trafiają tam na podstawie przepisów o podatku VAT. Zaświadczenia i karty szkolenia wstępnego przekazujemy pracodawcy, który zamówił szkolenie; jest on odrębnym administratorem danych swoich pracowników. Dane mogą też zostać udostępnione organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy dostawcy (Cloudflare, Stripe, Google, Zoho) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) lub Data Privacy Framework; tam, gdzie dostawca to umożliwia, wybieramy przetwarzanie na terenie UE. Kopię stosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na kontakt@szkoleniebhp.online.
9. Jak długo przechowujemy dane
- dane z faktur – 5 lat od końca roku obrotowego (przepisy podatkowe); po przekazaniu z platformy przechowywane wyłącznie w naszej lokalnej bazie;
- dane szkolenia na platformie internetowej – do przekazania wyniku do lokalnej bazy po zakończeniu szkolenia albo upływie terminu, po czym są z platformy usuwane;
- dane z nieopłaconego zamówienia złożonego w formularzu zakupu (pracodawcy i uczestników) – na platformie internetowej 30 dni od złożenia zamówienia, po czym są z platformy usuwane;
- zaszyfrowana paczka zaświadczeń w panelu pobierania – do wygaśnięcia panelu, nie dłużej niż 60 dni;
- dokumentacja szkoleń (rejestr wydanych dokumentów, protokoły egzaminów, przebieg testu) – lokalnie, przez okres ważności szkolenia i następnie do upływu przedawnienia roszczeń; prowadzimy ją jako organizator szkolenia na podstawie przepisów o szkoleniu w dziedzinie BHP;
- przypomnienie o kolejnym szkoleniu – danych używamy do wysłania przypomnienia albo do wycofania zgody; zapis zgody, jej wycofania i wysłanego przypomnienia przechowujemy razem z dokumentacją zamówienia (dowód udzielenia zgody);
- rejestr decyzji z banera cookies – 12 miesięcy ważności decyzji i okres przedawnienia roszczeń;
- korespondencja – do załatwienia sprawy i przez okres przedawnienia roszczeń.
10. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody (na cookies, na przypomnienie o kolejnym szkoleniu) w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania. Przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). W sprawach praw napisz na kontakt@szkoleniebhp.online.
11. Skąd mamy Twoje dane
Dane uczestnika szkolenia (adres e-mail, opcjonalnie imię i nazwisko) otrzymujemy od jego pracodawcy; resztę uczestnik podaje sam. Dane firmy nabywcy możemy pobrać po numerze NIP z publicznych rejestrów GUS/REGON i Białej listy MF. Pozostałe dane podajesz nam bezpośrednio: w formularzu zakupu, telefonicznie albo w korespondencji.
12. Zautomatyzowane przetwarzanie
Nie profilujemy Cię. Wynik testu wiedzy na platformie wyliczany jest automatycznie (porównanie odpowiedzi z kluczem); test można powtarzać, a próg zaliczenia jest podany przed rozpoczęciem.
13. Zmiany polityki
O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy w serwisie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://szkoleniebhp.online/polityka-prywatnosci.